Dans la quête de la recherche d'outils facilitant le travail collaboratif je tente d'utiliser un Google Document qui désormais offrent des fonctionnalités de partage des droits d'édition à tous (sans nécessité de posséder un compte) ainsi que de publication Web.
La procédure ci-dessous est légèrement différente de celle trouvée sur des réponses officielles (
publication de vos documents et
publication sur le web). Peut être est ce dû à un retard de mise à jour de la documentation ?
La procédure a été testée avec un Google Document, mais reste valable a priori pour tout type de documents (document, feuille de calcul, présentation...). Ici vous trouverez un
exemple de Google Document publié et ouvert à l'édition (il s'agit d'un site sérieux merci de ne pas le modifier à moins que vous souhaitiez y contribuer).
Les deux actions,
partage de la visibilité et
publication sur le web, supposent que vous venez d'ouvrir ou de créer votre Google Document.
Pour
partager la visibilité (notamment en édition) - Cliquer sur l'icone "Share". Une fenêtre de configuration intitulée "Share settings" apparaît.
- Cliquer sur "Change" au niveau de la première ligne du tableau "Who has access" (par défaut l'accès est limité : "Private - Only the people listed below can access"). Une fenêtre intitulée "Visibility options" apparaît
- Sélectionner "Public on the web. Anyone on the Internet can find and access. No sign-in required."
- Et enfin changer l'accès de "Can view" à "Can edit" au niveau de la ligne "Access:Anyone (no sign-in required)" qui a dû apparaître.
Pour
publier sur le Web un Google document
- Dans le menu File, cliquer sur "Publish to the Web". Une fenêtre "Control publishing" s'affiche.
- Laisser coché "Automatically republish when changes are made".
- Cliquer sur "Start publishing" et confirmer. Vous obtiendrez un lien vers le document publié
- Par ailleurs, le lien par lequel vous éditiez votre document est désormais public. Vous pouvez le faire circuler.
Remarques
- Attention, il est important de noter que la publication sur le Web et sa visibilité sont deux concepts indépendants.
- Les contributeurs du Web n'auront pas accès aux options de partage mais pourront intervenir sur la publication.
- Ils n'auront pas non plus accès à l'historique des modifications ("File > Revision history")
- Ils pourront télécharger le document dans divers formats (notamment PDF)
- Ils ne pourront pas changer les notifications qui sont propres à un compte à moins qu'ils ne soient connectés.